JAARVERSLAG EN JAARVERGADERING

Alle leden krijgen jaarlijks een schriftelijke uitnodiging (convocatie) tot het bijwonen van de jaarvergadering. Vooraf hieraan ontvangen de leden aan het eind van elk boekjaar een compleet Jaarverslag.

Agendapunten in de convocatie

    1. Opening door de (waarnemend) voorzitter.

    2. Mededelingen.

    3. Ingekomen stukken.

    4. Bespreking van de notulen van de vorige jaarvergadering.

    5. Bespreking van de exploitatie- en groot-onderhoud-rekening van het vorig boekjaar.

    6. Verslag van de Kascontrole-commissie, en aansluitend decharge
        van de penningmeester en het bestuur over het afgelopen boekjaar.

    7. Benoeming van de kascommissieleden voor het nieuwe boekjaar en aanstelling van een reserve-lid.

    8.  Bespreking van de Exploitatiebegroting en het groot onderhoud.

    9.  Vaststelling van de voorschotbijdragen over het nieuwe jaar.   

   10. Rondvraag en sluiting.

De bovengenoemde agendapunten zijn standaard en moeten, indien van toepassing, aangevuld worden met andere zaken waarover bv. gestemd gaat worden; de leden die een machtiging willen afgeven, moeten hiervan vooraf op de hoogte gesteld zijn. 
Voor de weergave van de jaarresultaten van het afgelopen boekjaar en de toekomstplannen voor het nieuwe jaar, moeten de onderstaande hoofdstukken met de bijbehorende onderdelen in het Jaarverslag opgenomen worden: 

    1.  Voorwoord in het jaarverslag
         Algemene informatie in het kort.

    2.  Nieuwe bewonerslijst met mutaties
         Nieuwkomers; verhuisde- en overleden bewoners.

    3.  Toelichting op de exploitatiekosten van het afgelopen boekjaar
         Samenvatting van het klein- en groot onderhoud.

    4.  Samenvatting van de bankmutaties
         Inkomsten, uitgaven en overschrijvingen.

    5.  Handtekeningenlijst van de kascommissieleden
         Akkoordbevinding of afkeuring door de commissieleden.
         De administrateur zorgt voor kopieën van de laatste bankafschriften.

    6.  Toelichting op de begroting voor het nieuwe boekjaar
         Informatie over de toekomstplannen.

    7.  Begrotingen voor het nieuwe boekjaar
         Deze betreffen:
         1. de Baten: voorschotbijdragen en de geschatte rente;
         2. de Exploitatiekosten: administratie plus activiteitencommissie, assurantie,
         dak-onderhoud plus dak-beveiliging, Energie en water, klein onderhoud,
          liftonderhoud en -keuring, schoonmaak opstallen en containers, tuinonderhoud,
          installaties betreffende hydrofoor en dakventilatoren.         
          3. het Groot onderhoud: uitbestede planning van het MJOP en overige  zaken.

    8.   Controle van het eindvermogen
          Het beginvermogen op 1 januari
          1. minus de geschatte rente over eervorig jaar;
          2. plus de ontvangen rente over eervorig jaar;
          3. plus de geschatte rente over vorig jaar; 
          4. plus de ontvangen voorschotbijdragen;
          5. minus de exploitatiekosten;
          6. minus de kosten van het groot onderhoud.
          Het eindvermogen van deze berekening moet overeenkomen met het
          desbetreffende bedrag op de Balans van het afgelopen boekjaar.

    9.   Prognose van het financieel resultaat in het nieuwe boekjaar
          De onderstaande onderdelen worden geprognosticeerd:
          Het beginvermogen op 1 januari
          1. plus:     de te ontvangen voorschotbijdragen;
          2. plus:     de geschatte rente;
          3. minus:  de exploitatiekosten;
          4. minus:  de kosten voor het groot onderhoud.