BEWAKING VAN DE BANKTEGOEDEN

Onze V.v.E. heeft twee bankrekeningen:

1. Een betaalrekening voor de betaling van o.a. diverse periodiek terugkerende exploitatiekosten, en bv. de declaraties en de kosten van het klein onderhoud;
2. Een reserveringsrekening waarover jaarlijks rente wordt ontvangen, en die in eerste instantie bestemd is voor de kosten van het groot onderhoud.

De voorschotbijdragen (servicekosten) komen automatisch op de bovengenoemde betaalrekening terecht, waarmee dus de lopende rekeningen worden betaald. De bestuurder/administrateur heeft toegang tot deze rekening. Hij controleert de ontvangen bankafschriften en facturen en fiatteert ze, waarna ze geboekt worden. Het saldo van het boekhoudprogramma moet overeenkomen met het bedrag op het bankafschrift.

Vastlegging van de volmachten
Er moet een vervangende administrateur voor de betaalrekening zijn ingeval de reguliere administrateur wegvalt. De volmachten worden vastgelegd met een bezoek aan de bank waar de betreffende personen zich moeten legitimeren. Beide personen krijgen een inlogpas.

Er moeten drie mensen gemachtigd zijn - waarvan een reserve - voor het overmaken van bedragen van de reserveringsrekening naar de betaalrekening. Dit geschiedt met speciale overschrijvingskaarten die altijd door twee van hen moeten worden ondertekend. Ook hun persoonlijke gegevens worden met de overlegging van een legitimatiebewijs bij de bank vastgelegd. De administrateur heeft geen zeggenschap over de reserveringsrekening.

De titels en functies van alle betreffende personen worden bij de Kamer van Koophandel vastgelegd met de door de administrateur in te vullen formulieren.