DE TAKEN VAN HET BESTUUR

 

Functievereisten
De bestuurder moet betrouwbaar zijn. Hij/zij moet goede contactuele eigenschappen bezitten en zakelijke ingesteld zijn. De bestuurder denkt mee met de appartement-eigenaren, draagt meerdere oplossingen aan bij problemen, en onderzoekt mogelijke kostenbesparingen.  

 

Algemene bestuurstaken
1. Het opvragen van offertes bij bedrijven in opdracht van de Vergadering. Het vergelijken en controleren van offertes en de voorwaarden, en het uitbrengen van advies naar de Vergadering. Het onderhandelen met servicebedrijven over prijzen en voorwaarden. Het accorderen van de offertes na goedkeuring van de Vergadering.

2. Het ontbinden van een contract of overeenkomst op verzoek van de Vergadering. Het op verzoek van de Vergadering juridische hulp inschakelen om een contract of overeenkomst te ontbinden.

3. Het behandelen van klachten en suggesties van appartement-eigenaren en bedrijven, al dan niet in overleg met de voorzitter en de technische commissie.

4. Het aanvragen van offertes voor een collectieve opstalverzekering inclusief glasdekking en een AVB (aansprakelijkheid van bedrijven) verzekering, en de zorg voor het voldoende verzekeren en verzekerd houden van het gebouw tegen schade als gevolg van brand en/of anderszins in het geval de vergadering daartoe een besluit heeft genomen. Dringende reparaties kunnen zonder overleg met de leden worden uitgevoerd.

5. Het bereikbaar zijn in geval van problemen en calamiteiten, en ervoor zorgen dat deze opgelost worden.

6. Het regelmatig (laten) inspecteren van het gebouw en het in kaart brengen van de conditie van de algemene delen. 

7. Het opstellen van een Meerjarenplan, op basis van de conditie van het gebouw, waarbij mogelijk offertes opgevraagd moeten worden.

8. Het houden van toezicht en controle op de verrichte uitbestede werkzaamheden, alsmede op de financiële administratie, en de naleving van het Huishoudelijk Reglement.

Administratieve taken
1. Het opstellen van een conceptbegroting op basis van de gesloten contracten met  servicebedrijven. Bij extra werkzaamheden van bepaalde posten, worden de begrote bedragen dienovereenkomstig verhoogd. Deze begroting wordt ter goedkeuring aan de Vergadering voorgelegd.

2. Het uitbrengen van advies over de hoogte van de servicekosten i.v.m. planmatige uitgaven.

3. Het nagaan of de VvE solvabel genoeg is om kostbare ingrepen te kunnen doen betreffende het groot onderhoud en vernieuwingen.

4. Het behandelen en begeleiden van alle assurantiezaken. Individuele schadegevallen vallen daar echter niet onder.

5. De administratieve verwerking van de door de eigenaren aan de VvE verschuldigde maandelijkse voorschotbijdragen, en overige schulden aan de VvE. Zij maken hierbij in eerste instantie gebruik van incassomachtigingen.

6. Het signaleren van nog te ontvangen bijdragen door de leden, en zo nodig de betrokken eigenaars aanmanen c.q. een herinnering sturen, en de vordering, indien noodzakelijk, ter incasso uit handen geven aan een incassobureau.

7. Het ten laste van de betaalrekening van de VvE betalen en administreren van alle, voor rekening van de VvE komende gemeenschappelijke kosten.

8. Het administreren van de afzonderlijke op naam van de VvE staande betaal- en reserveringsrekening.

9. Makelaars van de verkopende partij en notarissen op hun verzoek informeren over de financiële en algemene stand van zaken met betrekking tot een appartementsrecht en het verstrekken van een Huishoudelijk Reglement.

10. Het bijhouden van mutaties in het ledenbestand, het maken van eindafrekeningen voor het appartementsrecht dat in eigendom wordt overgedragen. Het uitschrijven van deze leden en het inschrijven van nieuwe leden inclusief het toezenden van administratieve stukken, zoals het laatste jaarverslag, het Huishoudelijk Reglement, een bewonersregistratieformulier, een incassomachtigingskaart, en meldings-formulieren voor reparaties.

11. Het één maal per jaar opmaken en verspreiden van een exploitatieoverzicht dat de uitgaven, inkomsten en het resultaat over het afgelopen boekjaar weergeeft, en de eindbalans waaruit de bezittingen en schulden van de VvE blijken.

12. Het ter inzage geven van alle financiële bescheiden aan de kascommissieleden van de VvE. De VvE-eigenaren hebben het recht op inzage van alle financiële stukken.

13. Het in principe eenmaal per kalenderjaar bijwonen van een algemene ledenvergadering. In het geval de VvE op de eerste vergadering niet door voldoende stemmen wordt vertegenwoordigd, zal overeenkomstig de Splitsingsakte eveneens een tweede algemene ledenvergadering worden uitgeschreven en gehouden.

14. Het verklaren van de splitsingsakte, het daaraan verbonden Model-Reglement en het inzichtelijk maken van specifieke problemen, die voortkomen uit de Splitsingsakte en/of het Model-Reglement, welke verbonden zijn met de werkzaamheden zoals boven beschreven.

Het secretariaat
De secretaris moet een gedegen kennis van zaken hebben. Hij zorgt voor de interne en externe communicatie, waaronder het verstrekken van informatie naar de leden en het voeren van correspondentie met bedrijven. Ook maakt hij de notulen van de vergaderingen. De leden kunnen bij hem terecht voor vragen, klachten en oplossingen. Van de bovenstaande punten onder de titel "Administratieve taken" kan hij eventueel hiervan ook nog wat ter hand nemen.